Privacy beleid (AVG-wet)
Natuurvereniging IJsseldelta te Kampen
De Natuurvereniging IJsseldelta verwerkt persoonsgegevens. Wij willen hierover graag duidelijk en transparant informeren.
Privacy statement
In dit privacy statement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de
verwerking van persoonsgegevens door Natuurvereniging IJsseldelta door de ledenadministratie, de penningmeester, de coördinator verspreiding Ratelaar en de webmasters.
Ledenadministratie
De ledenadministratie geschiedt door de ledenadministrateur van de vereniging.
De gegevens worden opgeslagen en bewaard in een ledenbestand door de ledenadministrateur.
Een back-up van de ledenadministratie wordt regelmatig opgeslagen bij de penningmeester en de secretaris.
De ledenadministratie:
Marina Rensen
E-mail: ledenadministratie at natuurverenigingijsseldelta.nl
De ledenadministratie stelt ten behoeve van het versturen van nieuwsbrieven alleen emailadressen van leden ter beschikking aan de webmasters en in voorkomend geval aan de penningmeester.
De ledenadministratie stelt t.b.v. de verwerking van de contributie door de penningmeester alleen de noodzakelijke gegevens ter beschikking.
De ledenadministratie stelt ten behoeve van de verspreiding van het verenigingsblad, “De Ratelaar”, zgn. ‘looplijsten per wijk’ en een verzendlijst ter beschikking aan de coördinator verspreiding verenigingsblad “De Ratelaar”.
De secretaris ontvangt eens per jaar een overzicht van het ledenbestand.
In voorkomende gevallen kan het bestuur met het oog op de vervulling van taken binnen de vereniging toestemming geven aan de ledenadministratie om de daartoe benodigde gegevens ter beschikking te stellen.
Penningmeester
De penningmeester van de Natuurvereniging heeft inzicht in de bankrekeningnummers van de leden i.v.m. de inning van de contributie.
Bij het versturen van een nieuwsbrief t.b.v. het overmaken van de contributie door de leden, worden de e-mailadressen opgevraagd bij de ledenadministratie en dient de nieuwsbrief door de penningmeester in BCC te worden verzonden. Deze lijst met emailadressen dient na verzending van de contributiebrief te worden vernietigd en wordt door de penningmeester voor geen enkel ander doel gebruikt!
Verenigingsblad ‘De Ratelaar’
Op de een na laatste pagina van de Ratelaar staan de NAW-gegevens en van de bestuursleden en de contactpersonen van de diverse werkgroepen. Deze personen zijn akkoord met de vermelding van hun gegevens.
Coördinator verspreiding verenigingsblad ‘De Ratelaar’
De ledenadministratie stelt ten behoeve van de verspreiding van het verenigingsblad, “De Ratelaar”, zgn. ‘looplijsten per wijk’ en een verzendlijst ter beschikking aan de coördinator die belast is met de verspreiding en verzending van het verenigingsblad “De Ratelaar”.
Op deze zgn. ‘looplijsten’ en verzendlijst staan enkel de naam en het adres van de leden die het verenigingsblad “De Ratelaar” in hun brievenbus bezorgd krijgen. Deze looplijsten worden per wijk verstrekt aan diegene die in deze wijk de bezorging van “De Ratelaar” voor zijn of haar rekening neemt. Deze lijsten dienen na bezorging te worden vernietigd en worden voor geen enkel ander doel gebruikt. Bij de volgende editie van het verenigingsblad worden nieuwe lijsten gemaakt en wordt bovenstaande procedure opnieuw gevolgd.
Webmasters
De webmasters hebben de e-mailadressen van de leden die een nieuwsbrief via de mail willen hebben. De nieuwsbrief wordt in BCC aan de e-mail adressen verzonden.
Website
Persoonsgegevens van bestuursleden en contactpersonen die op de website staan vermeld dienen enkel te bestaan uit; naam, functie, e-mailadres en/of een telefoonnummer. De contactpersonen waarbij men zich kan opgeven voor deelname aan excursies e.d. zijn akkoord met de vermelding van hun telefoonnummer en/of emailadres.
Data-lekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een data-lek dient dit te worden vermeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens op: https://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl/melding/aanmaken?1 en het bestuur van de Natuurvereniging.
Resumé
Binnen de Natuurvereniging IJsseldelta gaat een ieder die beschikt over persoonsgegevens van leden daar UITERST zorgvuldig mee om. Gegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt dan waarvoor ze zijn gevraagd c.q. verstrekt. Gebruikte lijsten worden zorgvuldig vernietigd (papierversnipperaar of verbrand). Daar waar niet zorgvuldig met persoonsgegevens wordt omgegaan wordt dit gemeld bij het bestuur die daarop maatregelen kan treffen.
Het bestuur
